ஒரு தொழில்முறை வணிக கடிதத்தை வார்த்தையில் வடிவமைப்பது எப்படி
வணிக கடிதம் என்பது ஒரு நிறுவனம் மற்றும் அதன் வாடிக்கையாளர்கள், ஊழியர்கள், கூட்டாளர்கள் அல்லது பிற பங்குதாரர்களுக்கு இடையேயான முறையான கடிதப் பரிமாற்றத்திற்கு பயன்படுத்தப்படும் ஒரு ஆவணம் ஆகும். வணிகக் கடிதத்தின் முறைமை பெரும்பாலும் நிறுவனத்தின் பிராண்ட், கடிதத்தின் நோக்கம் மற்றும் அனுப்புநருக்கும் பெறுநருக்கும் இடையிலான உறவைப் பொறுத்தது. எவ்வாறாயினும், வணிக கடித எழுத்தின் மரபுகளைப் புரிந்துகொள்வது முக்கியம், எனவே உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளின் அடிப்படையில் அவற்றை சரிசெய்யலாம்.
வடிவமைப்பு மற்றும் வார்ப்புருவைத் தேர்ந்தெடுப்பது
உங்கள் கடிதம் பெறுநருக்கு கடின நகல் அல்லது மின்னஞ்சல் வடிவத்தில் அனுப்பப்படுமா என்பதை முடிவு செய்யுங்கள். இது கடிதத்தின் நோக்கம் மற்றும் பெறுநரைப் பொறுத்தது. வணிக கடிதங்களை வாடிக்கையாளர்களுக்கு விற்பனை திட்டங்களுடன் அனுப்பலாம், இது திட்டத்தின் முக்கிய புள்ளிகளை கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. ஒரு பணியாளருக்கான குறிப்பை வழங்கவும் அவை பயன்படுத்தப்படலாம். நீங்கள் அனுப்பும் தகவலை பெறுநர் எவ்வாறு விரும்புகிறார் என்பதைக் கண்டுபிடித்து அந்த வடிவத்துடன் செல்லுங்கள்.
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டில் வணிக கடித வார்ப்புருக்கள் உள்ளன, அவை உள்ளடக்கத்தை வடிவமைக்கப் பயன்படும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், வணிக கடிதங்கள் ஒரு தொகுதி பாணி கடிதம் வடிவமைப்பைப் பின்பற்றுகின்றன, அதாவது எல்லா உரையும் பக்கத்தின் இடதுபுறத்தில் நியாயப்படுத்தப்படுகின்றன. கடிதம் ஒற்றை இடைவெளியில் உள்ளது, பத்திகளுக்கு இடையில் இரட்டை இடைவெளிகள் உள்ளன. இரட்டை இடம் ஒரு வண்டி வருவாய் என்றும் அழைக்கப்படுகிறது, மேலும் இது விசைப்பலகையில் “Enter” ஐ அழுத்துவதன் மூலம் செய்ய முடியும்.
விளிம்புகளை அமைத்தல்
பெரும்பாலான வணிக கடித வார்ப்புருக்களில், கடிதத்தின் விளிம்புகள் பக்கத்தின் எல்லா பக்கங்களிலும் 1 அங்குலமாக அமைக்கப்பட்டிருக்கும். சில சந்தர்ப்பங்களில், உங்கள் வணிகக் கடிதத்தின் ஓரங்களை நீங்கள் சரிசெய்ய வேண்டியிருக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் வணிகக் கடிதம் விற்பனை முன்மொழிவு அல்லது வெவ்வேறு விளிம்புகளைக் கொண்ட விரிதாள்கள் போன்ற பிற ஆவணங்களுடன் இருந்தால், மீதமுள்ள ஆவணங்களுடன் பொருந்துமாறு உங்கள் கடித விளிம்புகளை சரிசெய்ய விரும்பலாம், இது பெறுநருக்கு நிலையான தோற்றத்தை வழங்கும்.
எழுத்துருக்களைத் தேர்ந்தெடுப்பது
எழுத்துருக்கள் இரண்டு பகுதிகளாக வகைப்படுத்தப்படுகின்றன: செரிஃப் மற்றும் சான்ஸ் செரிஃப். செரிஃப் எழுத்துருக்கள் சிறிய நீளமான பக்கவாதத்தைக் கொண்டுள்ளன, அவை பெரிய கோடுகளுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளன. டைம்ஸ் நியூ ரோமன், காரமண்ட் மற்றும் புக்மேன் ஓல்ட் ஸ்டைல் ஆகியவை செரிஃப் எழுத்துருக்களுக்கு எடுத்துக்காட்டுகள். செரிஃப் எழுத்துருக்கள் பொதுவாக அச்சிடப்பட்ட பொருட்களுக்கு சிறந்தது. பெரும்பாலான வணிகங்கள் டைம்ஸ் நியூ ரோமானைப் பயன்படுத்துகின்றன.
சான்ஸ்-செரிஃப் எழுத்துருக்களில் கடிதங்களின் பெரிய வரிகளில் சிறிய நீளமான பக்கவாதம் இல்லை. சான்ஸ்-செரிஃப் எழுத்துருக்களின் எடுத்துக்காட்டுகள் ஏரியல், ஹெல்வெடிகா மற்றும் வெர்டானா. பொதுவாக, சான்ஸ்-செரிஃப் எழுத்துருக்கள் ஆன்லைன் பொருட்களுக்கு சிறப்பாகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. நீங்கள் ஒரு செரிஃப் அல்லது சான்ஸ்-செரிஃப் எழுத்துருவைத் தேர்வுசெய்கிறீர்களா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், காமிக் சான்ஸ் போன்ற புதுமையான எழுத்துருக்களைத் தவிர்ப்பது நல்லது, அல்லது கர்சீவ் எழுத்துடன் எதையும் தவிர்ப்பது நல்லது, ஏனெனில் அவை படிப்பதற்கும் தொழில் புரியாதவையாகவும் தோன்றும்.
நீங்கள் தேர்வுசெய்த எழுத்துருவின் அளவு உங்கள் கடிதத்திற்கான உள்ளடக்கத்தின் அளவு மற்றும் அதனுடன் நீங்கள் அனுப்பும் பிற பொருட்களைப் பொறுத்தது. சீரான தன்மைக்கு முடிந்தால் மற்ற பொருட்களுடன் பொருந்தவும். பொதுவாக, வணிக கடிதங்கள் 10- அல்லது 12-புள்ளி எழுத்துரு அளவில் எழுதப்படுகின்றன.
முதற்கட்டங்களை எழுதுதல்
உங்கள் பெயர், வேலை தலைப்பு, முகவரி, தொலைபேசி எண் மற்றும் மின்னஞ்சல் உள்ளிட்ட உங்கள் தொடர்புத் தகவலுடன் வணிகக் கடிதத்தைத் தொடங்கவும். ஒற்றை-இடைவெளி கோடுகளைப் பயன்படுத்தவும், பின்னர் தேதிக்கு முன் இரட்டை இடத்தைப் பயன்படுத்தவும்.
தேதி, மாதம், ஆண்டு வடிவத்தில் எழுதுங்கள். மற்றொரு இரட்டை இடத்தைச் சேர்த்து, பின்னர் பெறுநர்களின் தொடர்புத் தகவலில் எழுதவும். பெயர், வேலை தலைப்பு, நிறுவனத்தின் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி மற்றும் மின்னஞ்சல், அனைத்தையும் ஒற்றை இடைவெளியில் தொடங்குங்கள்.
அதன் பிறகு, இரட்டை இடத்தைச் சேர்த்து வணக்கம் எழுதுங்கள். வணிக கடிதங்களில், “To” அல்லது “அன்பே” பயன்படுத்துவது பொதுவானது, அதைத் தொடர்ந்து முழுப் பெயர் அல்லது அவற்றின் தலைப்பு மற்றும் கடைசி பெயர். வணிக கடிதங்களில், தனிப்பட்ட கடிதங்களைப் போல கமாவுக்கு பதிலாக பெயருக்குப் பிறகு பெருங்குடலைப் பயன்படுத்தவும்.
உடல் பத்திகளில் செய்தியைத் தொடர்புகொள்வது
இரட்டை இடத்தை உள்ளிட்டு உடல் பத்திகள் எழுதத் தொடங்குங்கள். இவை ஒற்றை இடைவெளியில் இருக்க வேண்டும், ஒவ்வொரு பத்திக்கும் இடையில் இரட்டை இடைவெளி இருக்கும். உள்ளடக்கத்தை சுருக்கமாகவும் தெளிவாகவும் வைத்திருங்கள். கடிதத்திற்கான காரணம், சில துணைத் தகவல்கள் மற்றும் தேவைப்பட்டால் நடவடிக்கைக்கான அழைப்பு ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடவும்.
பொருத்தமான வணக்கத்துடன் நிறைவு
மற்றொரு இரட்டை இடத்தைச் சேர்த்து, கடிதத்தை “உண்மையுள்ளவர்” அல்லது “உங்கள் நேரத்திற்கு நன்றி” போன்ற பொருத்தமான நிறைவுடன் முடிக்கவும். கையொப்பத்திற்கான இடத்தை விட்டு வெளியேற சில இரட்டை இடைவெளிகளை உள்ளிட்டு, பின்னர் உங்கள் முழு பெயரையும் தட்டச்சு செய்க. நீங்கள் கடிதத்தை அச்சிடுகிறீர்களானால், அதை நீல அல்லது கருப்பு மையில் கையொப்பமிடலாம். நீங்கள் கடிதத்திற்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பினால், அதற்கு பதிலாக மின்னணு கையொப்பத்தைப் பயன்படுத்தலாம்.
கடிதத்துடன் கூடுதல் ஆவணங்களுடன் நீங்கள் அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் பெயருக்குப் பிறகு இடத்தை இரட்டிப்பாக்கி “இணைப்புகள்” எழுதலாம். அதன் பிறகு, அடுத்த வரியில் நீங்கள் அனுப்பும் ஆவணங்களின் பெயர்களை பட்டியலிடுங்கள்.
