வாடிக்கையாளர் சேவை சாசனத்தை எவ்வாறு எழுதுவது
வியாபாரத்தில், சிறப்பாகச் செய்ய வேண்டிய ஒன்று ஆவணப்படுத்தத்தக்கது. அதனால்தான் வாடிக்கையாளர் சேவை என்பது உங்கள் வணிகம், உங்கள் ஊழியர்கள் மற்றும் உங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு என்ன அர்த்தம் என்பதற்கான அனைத்து அம்சங்களையும் முழுமையாக தொடர்பு கொள்ள விரும்புகிறீர்கள். வாடிக்கையாளர் சேவை சாசனம் என்பது எழுதப்பட்ட கொள்கையாகும், இது உங்கள் வணிகத்தின் உறுதிப்பாட்டை மற்றவர்களுடன் தெரிவிக்கிறது. ஒரு சாசனத்தை எழுதும் போது, வாடிக்கையாளர் சேவையில் உங்கள் வணிகத்தின் உறுதிப்பாட்டின் நோக்கம், நோக்கம் மற்றும் தரங்களை நீங்கள் வரையறுக்க விரும்புகிறீர்கள், இதன் மூலம் உங்கள் ஊழியர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்கள் எதிர்பார்ப்பது என்ன என்பதை அறிவார்கள்.
உங்கள் நோக்கத்தைக் கூறுங்கள்
நல்ல வாடிக்கையாளர் சேவை என்பது நீங்கள் உருவாக்கும் ஒன்று, அதை நீங்கள் உருவாக்குவது உங்கள் நோக்கம். "ஒவ்வொரு முறையும், ஒவ்வொரு அழைப்பையும் நாங்கள் சரியாகச் செய்கிறோம்" போன்ற தெளிவான மற்றும் எளிமையான சொற்களில் இதைக் குறிப்பிடவும். நீங்கள் எழுதும் போது உங்கள் சாசனம் நோக்கத்தையும் நிரூபிக்கும் விவரங்களையும் கதைகளையும் கொண்டு வாருங்கள். உண்மையான சாசனத்தில் நீங்கள் இதை வெளியிட மாட்டீர்கள் என்றாலும், உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவையின் நோக்கம் என்ன என்பதைப் புரிந்துகொள்ள இது உங்களுக்கும் உங்கள் பணியாளர்களுக்கும் உதவுகிறது. ஒரு பணியாளர் ஆவணத்தை வடிவமைக்க விவரங்கள் உங்களுக்கு உதவும், மேலும் வாடிக்கையாளர்களைச் சந்திப்பதற்கு முன்பு புதிய பணியாளர்கள் கொள்கையைப் புரிந்துகொள்ள உதவுகிறார்கள்.
நோக்கத்தை வரையறுக்கவும்
உங்கள் முழு அளவிலான வாடிக்கையாளர் தொடர்புகளை உங்கள் சாசனம் வரையறுக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு செங்கல் மற்றும் மோட்டார் வணிகமாக இருந்தால், நீங்கள் பெரும்பாலும் வாடிக்கையாளர்களை நேரில் கையாள்வீர்கள். இருப்பினும், வாடிக்கையாளர்கள் அழைப்பு மற்றும் மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறார்கள். மற்றொரு வகை தொடர்பு குறைவான வணிக தொடர்பானது, ஆனால் சக்திவாய்ந்ததாக இருந்தாலும், அது சமூக ஊடகமாகும். உங்கள் சாசனத்தை நீங்கள் எழுதும்போது, யெல்ப் அல்லது பேஸ்புக்கில் வாடிக்கையாளர் தொடர்புக்கு நீங்கள் எவ்வாறு பதிலளிப்பீர்கள் என்பதைச் சேர்க்கவும். ஆன்லைனில் பதிலளிக்க நீங்கள் அல்லது உங்கள் தகவல் தொடர்பு மேலாளர் மட்டுமே இருக்கலாம் என்றாலும், நீங்கள் விரும்பிய செயல்களை அனைத்து ஊழியர்களுடனும் தொடர்புகொள்வது இன்னும் முக்கியம்.
தரநிலைகளை உச்சரிக்கவும்
உங்கள் தரநிலைகள் ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருடனும் வணிகம் செய்வதற்கான உங்கள் கடமைகளாகும், இதில் தயாரிப்பு தரம் மற்றும் ஆதாரம் ஆகியவை அடங்கும். நீங்கள் ஒரு இயற்கை உணவு மளிகைக்காரராக இருந்தால், எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் பாதுகாப்பற்ற பொருட்கள் மற்றும் 90 சதவிகித நேரத்தை ஆர்கானிக் இல்லாத பொருட்களை மட்டுமே கொண்டு செல்கிறீர்கள் என்று உங்கள் சாசனம் கூறுகிறது. வாடிக்கையாளர்கள் எவ்வாறு நேரில் அல்லது தொலைபேசியில் வரவேற்கப்படுகிறார்கள், வாடிக்கையாளரின் கவலை எவ்வளவு விரைவாக தீர்க்கப்படுகிறது அல்லது ஒரு கோரிக்கை எவ்வாறு பூர்த்தி செய்யப்படுகிறது என்பது பிற தரங்களில் அடங்கும். துல்லியமாக, ஆனால் நியாயமானதாக இருங்கள். உதாரணமாக, நீங்கள் 100 சதவிகிதம் கரிமத்தை உருவாக்க விரும்பலாம், ஆனால் கிடைப்பது சாத்தியமற்றது. உங்கள் தரங்களை எதிர்பார்ப்புகளாக எழுதுங்கள்.
செயல்படுத்தல்
உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவை சாசனத்தை நீங்கள் தயாரிக்கும்போது, அதை எவ்வாறு செயல்படுத்த திட்டமிட்டுள்ளீர்கள் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். சில சாசனங்கள் ஒன்று முதல் பக்கங்கள் வரை மற்றும் உள்நாட்டில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, பணியாளர் கையேட்டில் வெளியிடப்படுகின்றன மற்றும் நோக்குநிலையின் போது புதிய பணியாளர்களுக்கு கற்பிக்கப்படுகின்றன. பிற சாசனங்கள் வாடிக்கையாளர்களுடன் நேரடியாக தொடர்புகொள்வதற்கு ஒரு நிறுவனத்தின் இணையதளத்தில் சுருக்கமாகக் கூறப்படும் ஒரு சுருக்கமான பத்தி ஆகும். பணியாளர் பயிற்சி முதலில் வருகிறது. சாசனம் தயாரிக்கப்பட்டதும், அதை உங்கள் வலைத்தளத்திலோ அல்லது வாடிக்கையாளர் சேவையிலோ இடுகையிடுவதற்கு முன்பு பயிற்சியைச் செயல்படுத்தவும். உங்கள் ஊழியர்களுக்கு சீரான பயிற்சியையும் பின்னூட்டத்தையும் கொடுக்க விரும்புகிறீர்கள், இதனால் வாடிக்கையாளர் சேவை சாசனம் அனைத்து ஊழியர்களால் உறுதி செய்யப்படுகிறது.
