நல்ல உள் கட்டுப்பாட்டுக்கு ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் எவ்வாறு பங்களிக்கின்றன?
நிறுவனங்கள் அபாயங்களைக் கட்டுப்படுத்த உள் கட்டுப்பாடுகளை வைக்கின்றன. சாத்தியமான அபாயங்கள் இழப்புகள், ஒப்பந்தங்களில் மோசமான செயல்திறன், மோசமான தரம் மற்றும் விதிமுறைகளுக்கு இணங்காதது ஆகியவை அடங்கும். ஆவண நடைமுறைகள் நிறுவனம் அதன் கட்டுப்பாட்டு அமைப்புகளை செயல்படுத்தவும், பணிகள் மற்றும் செயல்களுக்கு பொறுப்பை வழங்கவும் தேவைப்படும் ஆவணங்களை விவரிக்கிறது. சிறு வணிகங்களுக்கு பொதுவாக பெரிய செயல்பாடுகளை விட குறைவான ஆவணங்கள் அல்லது கட்டுப்பாடுகள் தேவைப்படுகின்றன, ஏனெனில் ஒவ்வொரு பணியாளரும் பல வேலை செயல்பாடுகளைச் செய்கிறார்கள் மற்றும் பொறுப்புகள் தெளிவாக உள்ளன. குறைந்தபட்ச திறமையான கட்டுப்பாடுகளின் விளைவாக பயனுள்ள ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் சிறு வணிகங்களுக்கு போட்டி நன்மையை அளிக்கும்.
அமைப்பு
பயனுள்ள உள் கட்டுப்பாட்டின் அடிப்படை வேலை விளக்கங்களை உள்ளடக்கிய ஒரு நிறுவன விளக்கப்படமாகும். நிறுவனத்தின் ஒவ்வொரு பதவியின் பணிகள் மற்றும் பொறுப்புகளை வேலை விளக்கங்கள் தெளிவாக விவரிக்கின்றன என்பதை ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் குறிப்பிட வேண்டும். நிறுவன விளக்கப்படம் தயாரித்தல் மற்றும் புதுப்பித்தல் மற்றும் நிறுவனம் விளக்கப்படத்தை எவ்வாறு பயன்படுத்துகிறது என்பதற்கான ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் பொறுப்பை வழங்குகின்றன. பொதுவாக ஊழியர்கள் வேலை தொடங்கும் போது அவர்களின் நிலை மற்றும் வேலை விவரம் குறித்த விவரங்களுடன் ஒரு நகலைப் பெறுவார்கள்.
கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகள்
ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் பொதுவாக ஒரு பணியாளர் கையேட்டில் அனைத்து தொடர்புடைய கொள்கை மற்றும் நடைமுறை ஆவணங்களையும் கொண்டிருக்க வேண்டும் என்று குறிப்பிடுகின்றன. கையேட்டில் என்ன இருக்க வேண்டும், கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகளை எழுதுவதற்கும் புதுப்பிப்பதற்கும் யார் பொறுப்பு, மற்றும் நிறுவனம் அவற்றை ஊழியர்களுடன் எவ்வாறு தொடர்புகொள்கிறது என்பதை அவை விவரிக்கின்றன. ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் பொதுவாக ஊழியர்கள் பணியைத் தொடங்கும்போது கையேட்டின் நகலைப் பெறுகின்றன, அவர்கள் அதைப் பெற்றார்கள் என்று கையொப்பமிட்டு கொள்கைகள் மற்றும் நடைமுறைகளைப் பின்பற்ற ஒப்புக்கொள்கிறார்கள் என்பதைக் குறிப்பிடுகின்றன. அவை நிகழும்போது அவை புதுப்பிப்புகளைப் பெறுகின்றன.
அங்கீகாரங்கள் மற்றும் ஒப்புதல்கள்
ஆவணப்படுத்தப்பட்ட நிறுவன விளக்கப்படங்கள் மற்றும் பணியாளர் கையேடுகள் உள் கட்டுப்பாடுகளுக்கு அடிப்படையாக அமைகின்றன, ஆனால் அவை உண்மையான கட்டுப்பாட்டு நடவடிக்கைகளைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் அத்தகைய நடவடிக்கைகளை விவரிக்கின்றன. முடிவுகளை எடுக்கக்கூடிய மற்றும் செலவினங்களை அங்கீகரிக்கக்கூடிய ஊழியர்களை பட்டியலிடும் ஆவணங்களை அவை விவரிக்கின்றன. அத்தகைய ஒவ்வொரு ஆவணமும் பணியாளர் எதை அங்கீகரிக்க முடியும் அல்லது அங்கீகரிக்க முடியும், ஒப்புதல் அல்லது அங்கீகாரம் எந்த வடிவத்தை எடுக்கும் மற்றும் வரம்புகளை சரியாக குறிப்பிட வேண்டும். ஒரு பொதுவான எடுத்துக்காட்டு என்னவென்றால், ஒரு குறிப்பிட்ட ஊழியர் தொடர்புடைய கோரிக்கையைத் தொடங்குவதன் மூலம் $ 10,000 வரை வாங்குவதற்கு ஒப்புதல் அளிக்கப்படுகிறார்.
துணை ஆவணப்படுத்தல்
முடிவுகளுக்கான அடிப்படையை விவரிக்க வலுவான உள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்புகள் துணை ஆவணங்களை நம்பியுள்ளன. ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் எந்த முடிவுகளுக்கு துணை ஆவணங்கள் தேவை என்பதைக் குறிப்பிடுகின்றன மற்றும் அதன் தன்மையை விவரிக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, கொள்முதல் ஆர்டர் ஒப்புதலுக்கு கோரிக்கை தேவைப்படலாம். கொள்முதல் ஆணைக்கு ஒப்புதல் கோருவதற்கு முன்னர் ஒரு ஊழியர் ஒரு கோரிக்கையைத் தயாரிக்க வேண்டும் என்று ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறை குறிப்பிடுகிறது, மேலும் அந்த கோரிக்கையில் இருக்க வேண்டிய தகவல்களை அது விவரிக்கிறது.
புகாரளித்தல்
உள் கட்டுப்பாட்டில் ஒரு முக்கிய உறுப்பு முக்கியமான நிறுவனத்தின் தகவல்களைப் புகாரளிப்பது. அத்தகைய அறிக்கைகள் எந்தத் தகவலைக் கொண்டிருக்க வேண்டும், அவை தயாரிப்பதற்கு யார் பொறுப்பு, யார் அறிக்கைகளைப் பெறுவார்கள் என்பதைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் ஆவண நடைமுறைகள் உள் கட்டுப்பாட்டை பலப்படுத்துகின்றன. சில அறிக்கைகள் ரகசிய தகவல்களைக் கொண்டிருக்கின்றன, மேலும் எந்த அறிக்கைகள் உணர்திறன் மற்றும் விரிவான பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகள் என்பதை ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறை குறிப்பிட வேண்டும்.
நல்லிணக்கம்
சிறு வணிகங்களில் கூட, ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறைகள் சுயாதீனமான ஆதாரங்களைக் கொண்ட பல்வேறு ஆவணங்களை விளைவிக்கின்றன. வெவ்வேறு ஆசிரியர்களிடமிருந்து ஒப்பிடக்கூடிய தரவுகளுக்கு இடையில் நல்லிணக்கத்தை ஏற்படுத்துவதே அவற்றின் துல்லியத்தை சரிபார்க்க ஒரு சிறந்த முறையாகும். நல்லிணக்கம் என்ன நடக்க வேண்டும், அதை நிறைவேற்ற யார் பொறுப்பு என்பதை ஆவணப்படுத்தல் நடைமுறை குறிப்பிட வேண்டும். இது முரண்பாடுகளைக் கையாள்வதற்கான ஒரு முறையை விவரிக்க வேண்டும் மற்றும் வேறுபாடுகளைத் தீர்ப்பதற்கான பொறுப்பை வழங்க வேண்டும்.
