நடைமுறை கையேடுகள் எழுதுவதற்கான வழிகாட்டுதல்கள்
நடைமுறை கையேடுகள் பல்வேறு வேலைவாய்ப்பு அமைப்புகளுக்கு பயனுள்ள கருவிகள். நகல் இயந்திரத்தை எவ்வாறு இயக்குவது அல்லது தேவையான சுகாதார மற்றும் பாதுகாப்பு பயிற்சியை எவ்வாறு முடிப்பது என்பதை ஊழியர்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டுமா, ஒரு செயல்முறை கையேடு படிகளின் கண்ணோட்டத்தை வழங்க முடியும். பல முதலாளிகள் ஒருங்கிணைந்த “கொள்கை மற்றும் நடைமுறை” கையேடுகளை வடிவமைக்கிறார்கள், ஆனால் வேறுபாட்டை அங்கீகரிப்பது முக்கியம்: கொள்கைகள் விதிகளை பிரதிபலிக்கின்றன, அதே நேரத்தில் நடைமுறைகள் செயல்முறைகளை பிரதிபலிக்கின்றன, அவற்றை எவ்வாறு முடிக்க வேண்டும். ஒரு பயனுள்ள நடைமுறை கையேட்டை ஒன்றிணைப்பதில், நடைமுறையில் கவனம் செலுத்துவதும், அதை நிறைவேற்ற ஊழியர்களுக்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் தகவல்களை வழங்குவதும் அவசியம்.
குணங்கள்
ஒரு செயல்முறை கையேடு படிக்கவும் பயன்படுத்தவும் எளிமையாக இருக்க வேண்டும். ஒரு செயல்முறை கையேடு அதைப் படிக்க அதன் சொந்த நடைமுறை கையேடு தேவைப்படுகிறது, அது எந்த ஊழியருக்கும் அதிகம் பயன்படாது. கூடுதலாக, செயல்முறை கையேடு நடை, வடிவமைப்பு மற்றும் தகவல் உட்பட அனைத்து கூறுகளிலும் சீராக இருக்க வேண்டும். ஒரு குறிப்பிட்ட பணியை முடிக்க மற்றவர்களுக்கு உதவ ஒரு நடைமுறை கையேடு வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது, எனவே இது வாசகர்களை மனதில் கொண்டு எழுதப்பட வேண்டும். விவரிக்கப்பட்டுள்ள செயல்முறைகள் தெளிவாகவும் தர்க்கரீதியாகவும் இருக்க வேண்டும், இதனால் அனைத்து வாசகர்களும் சிரமமின்றி நடைமுறையைப் பின்பற்ற முடியும்.
அம்சங்கள்
செயல்முறை கையேடுகள் விரிவான அம்சங்களின் அடிப்படையில் குறிப்பிட்ட அம்சங்களில் மாறுபடும். எவ்வாறாயினும், பயனுள்ள நடைமுறை கையேடுகள் தெளிவான மற்றும் சீரான வடிவமைப்பைக் கொண்டவை, இதனால் வாசகர்கள் எவ்வாறு பொருளைப் பின்பற்ற வேண்டும் என்பதை அறிவார்கள். பத்திகள் குழப்பமின்றி தொடங்கி முடிவடைய வேண்டும், மேலும் ஒரு படி எங்கு முடிவடைகிறது, மற்றொரு படி தொடங்குகிறது என்று வாசகர்கள் யோசிக்க வேண்டியதில்லை. படிகளை விவரிப்பதில், எழுத்தாளர்கள் வலுவான செயல் வினைச்சொற்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும், வாசகர்கள் சரியாக என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை அறிவார்கள், மேலும் அவர்கள் பொருத்தமான இடங்களில் விளக்கங்களையும் விருப்பங்களையும் வழங்க வேண்டும். எந்த ஐகான்கள், படங்கள் அல்லது வரைபடங்கள் / விளக்கப்படங்கள் புரிந்துகொள்ள தெளிவாக இருக்க வேண்டும் மற்றும் பின்பற்ற எளிதானது.
எழுதும் நடை
ஒரு நடைமுறை கையேடுக்கான எழுத்து நடை தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான மொழியை நம்பியிருக்க வேண்டும். அனைத்து நடைமுறை தகவல்களும் துல்லியமாக இருக்க வேண்டும், மேலும் எந்தவொரு சுருக்கெழுத்துக்களும் அடைப்புக்குறிப்பில் ஒரு விளக்கத்துடன் தெளிவுபடுத்தப்பட வேண்டும் - உதாரணமாக, "உணவு மற்றும் மருந்து நிர்வாகம் (FDA)." சில காலமாக புழக்கத்தில் இருக்கும் செயல்முறை கையேடுகளில், விரைவாக காலாவதியானதாக இருக்கும் குறிப்பிட்ட தகவல்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும். பெரும்பாலானவர்களுக்கு அறிமுகமில்லாத தொழில்நுட்ப மொழி மற்றும் வாசகங்கள் தவிர்க்கப்பட வேண்டும்.
வடிவமைப்பு
செயல்முறை கையேட்டின் வடிவமைப்பு பெரும்பாலும் கோடிட்டுக் காட்டப்படும் நடைமுறை வகையைப் பொறுத்தது, ஆனால் சில வடிவமைப்பு பரிந்துரைகள் அனைத்து செயல்முறை கையேடுகளுக்கும் பொருந்தும். ஒரு நல்ல செயல்முறை கையேடு அதிக அளவு வெள்ளை இடத்தைப் பயன்படுத்துகிறது. அதாவது, கையேடு அச்சுடன் அதிக சுமை இல்லை, மாறாக வாசகரைப் பயமுறுத்துவதைத் தவிர்ப்பதற்கு ஏராளமான உள்தள்ளல் மற்றும் பத்தி இடைவெளிகளை வழங்குகிறது. பயனுள்ள செயல்முறை கையேடுகளில் தெளிவான தலைப்புகள் மற்றும் துணை தலைப்புகள் உள்ளன, அத்துடன் வேறு ஏதேனும் பொருத்தமான லேபிள்கள் மற்றும் பல புள்ளிகளுக்கான கோடிட்டுக்களும் உள்ளன.
பொறுப்புகள்
நடைமுறை கையேடுகளை எழுதுவதற்கு பொறுப்பானவர்கள் அவற்றை அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்வதற்கும் பொறுப்பாவார்கள். பொருள் பொருத்தமற்றதாகிவிட்டால், அதை அகற்ற வேண்டும் அல்லது புதுப்பிக்க வேண்டும். ஊழியர்களுக்கு உதவுவதில் தகவல் பயனுள்ளதாக இல்லாவிட்டால், கையேடு திருத்தப்பட்டு மேம்படுத்தப்பட வேண்டும். ஒரு நடைமுறை கையேடு வாசகர்களை நிறைவேற்ற உதவும் பணியைப் போலவே பயனுள்ளதாக இருக்கும், மேலும் கையேடு அதைச் செய்யத் தவறினால், அதை மாற்ற வேண்டிய பொறுப்பு எழுத்தாளருக்கு உண்டு.
