வணிக ஆவணங்களின் 5 வகைகள்

ஒரு நிறுவனம் தொடர்புகொள்வதற்கும், வணிகத்தை பரிவர்த்தனை செய்வதற்கும் அதன் உற்பத்தித்திறனை பகுப்பாய்வு செய்வதற்கும் ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துகிறது. வணிக ஆவணங்கள் சுருக்கமான மின்னஞ்சல் செய்திகளிலிருந்து சிக்கலான சட்ட ஒப்பந்தங்கள் வரை இருக்கும். சில ஆவணங்கள் ஊழியர்கள் மற்றும் வணிக உரிமையாளர்களால் தயாரிக்கப்படுகின்றன, மற்றவை நிறுவனத்திற்கு வெளியில் இருந்து கணக்காளர்கள் மற்றும் வழக்கறிஞர்கள் போன்ற நிபுணர்களால் தயாரிக்கப்படுகின்றன. ஆவணங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் பரிவர்த்தனைக்கான சான்றுகளை வழங்குகின்றன, மேலும் அவை பல ஆண்டுகளாக குறிப்பிடப்படலாம் என்பதால், அவை நன்கு எழுதப்பட வேண்டியது அவசியம்.

மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் குறிப்புகள்

சக ஊழியர்கள் பொதுவாக ஒருவருக்கொருவர் தகவல்களை தெரிவிக்க மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்துகிறார்கள். மின்னஞ்சல் பரவலாக மாறுவதற்கு முன்பு, இன்ட்ராஃபீஸ் செய்திகளுக்கு மெமோராண்டம்கள் பயன்படுத்தப்பட்டன. ஒரு குறிப்பிட்ட கோப்போடு ஒரு செய்தி அனுப்பப்பட வேண்டிய சூழ்நிலைகளிலும், மின்னஞ்சலை விட அதிக தனியுரிமை தேவைப்படும் சந்தர்ப்பங்களிலும் மெமோக்கள் இன்னும் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.

ஒரு மெமோ மற்றும் மின்னஞ்சல் இரண்டும் அனுப்புநரையும் பெறுநரையும் அடையாளம் கண்டு ஒரு பொருள் வரியைக் கொண்டுள்ளன. உரை ஒன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட பத்திகளில் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.

வெளிப்புற தொடர்புக்கான வணிக கடிதங்கள்

அலுவலகத்திற்கு வெளியே தனிநபர்களுடன் தொடர்பு கொள்ள வணிக கடிதங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பெறுநர்கள் வாடிக்கையாளர்கள், பிற வணிகங்களில் உள்ள சக ஊழியர்கள், சேவை வழங்குநர்கள், வணிகத்திற்கு ஆலோசனை வழங்கும் வல்லுநர்கள், அரசு அதிகாரிகள் மற்றும் வேலை விண்ணப்பதாரர்கள் ஆகியோரை உள்ளடக்கியிருக்கலாம். ஒரு வணிக கடிதம் வழக்கமாக தொகுதி பாணியில் வடிவமைக்கப்படுகிறது, இதில் லெட்டர்ஹெட் தவிர கடிதத்தின் அனைத்து கூறுகளும் இடது விளிம்புடன் சீரமைக்கப்படுகின்றன.

இதை மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்பலாம் அல்லது அனுப்பலாம். மின்னஞ்சலின் உரையில் ஒரு கடிதம் அனுப்பப்பட்டால், அனுப்புநரின் மின்னஞ்சலின் கீழே அவரது பெயர், வேலை தலைப்பு மற்றும் தொடர்புத் தகவல் ஆகியவை அடங்கும்.

தகவல்களை தெரிவிப்பதற்கான வணிக அறிக்கைகள்

வணிக அறிக்கைகள் தகவல்களை ஒரு வடிவத்தில் தெரிவிக்கின்றன, அவை வழக்கமாக ஒரு கடிதத்தை விட நீளமானவை. பாதுகாப்பு இணக்கம், விற்பனை புள்ளிவிவரங்கள், நிதித் தரவு, சாத்தியக்கூறு ஆய்வுகள் மற்றும் சந்தைப்படுத்தல் திட்டங்கள் போன்ற பல்வேறு தலைப்புகளை அறிக்கைகள் உள்ளடக்குகின்றன. அவற்றில் புள்ளிவிவரங்கள், வரைபடங்கள், வரைபடங்கள், படங்கள், வழக்கு ஆய்வுகள் மற்றும் கணக்கெடுப்பு முடிவுகள் இருக்கலாம். சில அறிக்கைகள் முதலீட்டாளர்களின் நலனுக்காக வெளியிடப்படுகின்றன. ஒரு மாத விற்பனை அறிக்கை போன்ற ஒரு அறிக்கை அவ்வப்போது இருந்தால், வசதிக்காகவும் முந்தைய அறிக்கைகளுடன் ஒப்பிடுவதற்கும் ஒரு டெம்ப்ளேட் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

வாடிக்கையாளர்களுடன் வணிகத்தை நடத்துவதற்கான பரிவர்த்தனை ஆவணங்கள்

ஒரு நிறுவனம் தனது வாடிக்கையாளர்களுடன் வணிகத்தை பரிவர்த்தனை செய்ய ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துகிறது. நேரத்தைச் சேமிக்க, இந்த ஆவணங்கள் ஒரு ஆர்டர் படிவம், டிரான்ஸ்மிட்டல் பக்கம், விலைப்பட்டியல் அல்லது ரசீது போன்ற வடிவமாக வடிவமைக்கப்படலாம். பயன்படுத்தப்படும் பரிவர்த்தனை ஆவணங்களின் வகைகள் ஒரு வணிகத்தின் தன்மையால் ஓரளவு மாறுபடும். ஒரு காப்பீட்டு முகவர், எடுத்துக்காட்டாக, காப்பீட்டு விண்ணப்பங்கள் மற்றும் பாலிசிகளை உருவாக்குகிறார், அதே நேரத்தில் கடன் வழங்குபவர் கடன் விண்ணப்பங்கள் மற்றும் அடமான ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துகிறார்.

சில துறைகளில், வணிகங்கள் மற்றவர்களுடன் ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் ஒப்பந்தங்களில் நுழைகின்றன; இந்த ஆவணங்கள் நிறுவனத்தின் வழக்கறிஞரால் தயாரிக்கப்படலாம்.

வணிகத்தை நிர்வகிப்பதற்கான நிதி ஆவணங்கள்

ஒரு வணிகமானது அதன் வரவு செலவுத் திட்டத்திற்குள் இருக்கவும், பட்ஜெட் திட்டங்களைத் தயாரிக்கவும் வரிவிதிப்புகளைத் தாக்கல் செய்யவும் நிதி ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துகிறது. இந்த ஆவணங்களில் ரசீது பதிவுகள், ஊதிய அறிக்கைகள், கட்டண பில்கள், வங்கி அறிக்கைகள், வருமான அறிக்கைகள், இருப்புநிலைகள் மற்றும் வரி அறிக்கை படிவங்கள் ஆகியவை அடங்கும். இந்த ஆவணங்கள் நிறுவனத்தின் கணக்காளரால் தயாரிக்கப்படலாம்.

ஒரு வணிக உரிமையாளர் இந்த ஆவணங்களை நிறுவனத்தின் நிதி வெற்றியைத் தீர்மானிக்க மற்றும் பயனற்ற பகுதிகளை அடையாளம் காண பயன்படுத்துகிறார். ஒரு துறைத் தலைவர் நிதி ஆவணங்களைப் பயன்படுத்தி பட்ஜெட் திட்டத்தை தயாரிக்கலாம்.