ஒரு முன்னணி மேசை வரவேற்பாளரின் கடமைகள்
உங்கள் நிறுவனத்தின் முகமாக பணியாற்ற ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளரை நியமிப்பது, பதவியின் கடமைகளை கோடிட்டுக் காட்டும் நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட வேலை விளக்கத்துடன் தொடங்குகிறது. வரவேற்பாளர்களுக்குத் தேவையான பொதுவான பொறுப்புகளை வேலை விளக்கத்தில் சேர்க்கவும், ஆனால் புதிய வாடிக்கையாளர்கள் முதலில் வரும்போது அறிமுக ஆவணங்களை முடிப்பதைக் கையாள்வது போன்ற உங்கள் வணிகத்திற்கு குறிப்பாக கடமைகளைச் சேர்க்க தயங்க வேண்டாம். வேலை விவரம் வெளிப்படையான வெளிப்படையான மற்றும் கடமைகளை நியாயமான ஊதியத்துடன் இணைக்கும் வரை, அது வேலைக்கு சரியான நபரைக் கண்டுபிடிக்க உதவும்.
வாழ்த்து வணிக பார்வையாளர்கள்
ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளரின் அடிப்படை கடமைகளில் ஒன்று பார்வையாளர்களை வாழ்த்துவது. வரவேற்பாளர் உங்கள் கடை அல்லது அலுவலகத்திற்கு வருபவர்கள் சந்திக்கக்கூடிய முதல், சில நேரங்களில் மட்டுமே. இது ஒரு நுழைவு-நிலை பாத்திரம் என்றாலும், ஒரு வெற்றிகரமான வரவேற்பாளர் ஒரு சிறந்த தொடர்பாளர் மற்றும் ஒரு வலுவான நிர்வாகியாக இருக்க வேண்டும், அனைத்து வற்புறுத்தல்களும் தொழில்முறை மட்டங்களும் உள்ள நபர்களுடன் வசதியாக உரையாடுகிறார்.
விருந்தினர்கள் வரும்போது, முன்-மேசை வரவேற்பாளர் அவர்களை அன்புடன் வரவேற்க வேண்டும், சில சமயங்களில் அவற்றின் கோட்டுகளை எடுத்துக்கொண்டு, புத்துணர்ச்சிகளை வழங்குவதோடு, வணிகம் குறித்த அடிப்படை கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்கும் மணிநேரங்கள் போன்றவற்றிற்கும் பதிலளிக்க வேண்டும். உங்கள் நிறுவனம் வழங்கும் தயாரிப்புகள் மற்றும் சேவைகள் குறித்த சுருக்கமான விளக்கத்தை வழங்குவதற்கு போதுமான அறிவைக் கொண்டிருப்பதை வரவேற்பாளர் ஒரு புள்ளியாக மாற்ற வேண்டும்.
உள்வரும் அழைப்புகளுக்கு பதிலளித்தல்
நேரில் வாழ்த்துக்களைத் தவிர, உள்வரும் அனைத்து அழைப்புகளுக்கும் பதிலளிக்க ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளர் பொறுப்பு. உங்கள் நிறுவனத்தின் அளவைப் பொறுத்து, இந்த பணியைச் செய்ய வரவேற்பாளர் உங்கள் தொலைபேசி அமைப்பில் தேர்ச்சி பெற்றிருக்க வேண்டும். கோரப்பட்டபடி ஸ்கிரீனிங் அழைப்புகள், வரவேற்பாளர் வழிகள் அவற்றின் சரியான பெறுநருக்கு அழைப்பு விடுக்கின்றன, தேவைக்கேற்ப செய்திகளை எடுத்து ரிலே செய்கின்றன.
உள்வரும் அஞ்சலை விநியோகித்தல்
சில நிறுவனங்களில், ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளர் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அஞ்சல்களை விநியோகிப்பதை மேற்பார்வையிடுகிறார். மெயில் வரும்போது, வரவேற்பாளர் அதை வரிசைப்படுத்தி, குப்பை அஞ்சலை நீக்கி, அதிக முன்னுரிமையின் பகுதிகளை அடையாளம் காண்பார். நிறுவனத்தின் கொள்கையின்படி அஞ்சல் விநியோகிக்கப்படுகிறது.
ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளர் ஒவ்வொரு அஞ்சலையும் நேரடியாக அதன் பெறுநருக்கு வழங்கலாம் அல்லது பார்சல்களை பொருத்தமான இன்டர்ஃபோஸ் மெயில் ஸ்லாட்டில் வைக்கலாம். வரவேற்பாளர் முன்னுரிமை அல்லது ஒரே இரவில் தொகுப்புகள் வரும்போது கையெழுத்திடுகிறார்.
வெளிச்செல்லும் அஞ்சலைத் தயாரித்தல்
தினசரி அடிப்படையில், முன்-மேசை வரவேற்பாளர் அஞ்சல் சேவை அல்லது ஒரே இரவில் கூரியர் மூலம் வெளிச்செல்லும் அஞ்சலைத் தயாரிக்கிறார். ஒரு நபருக்கு அல்லது வணிகத்திற்கு அவசரமாக ஆவணங்கள் தேவைப்பட்டால், வரவேற்பாளர் ஒரு தூதர் சேவையைத் தொடர்புகொண்டு தேவையான அனைத்து வழிமுறைகளையும் வழங்குகிறார்.
நிர்வாக மற்றும் எழுத்தர் பணிகள்
ஒரு முன்-மேசை வரவேற்பாளர் கடிதத்தை உருவாக்குதல், நிதி விரிதாள்களைத் தயாரித்தல் மற்றும் விளக்கக்காட்சிகளை உருவாக்குதல் உள்ளிட்ட பல்வேறு எழுத்தர் பணிகளையும் செய்யலாம். மூத்த குழு உறுப்பினர்களின் காலெண்டர்களை நிர்வகித்தல் மற்றும் வணிக பயண ஏற்பாடுகளைச் செய்வது சிறிய அல்லது நடுத்தர அளவிலான வணிகங்களில் முன்-மேசை வரவேற்பாளரின் கீழ் வரும். முன்-மேசை வரவேற்பாளர் சில சமயங்களில் அலுவலகப் பொருட்களை ஆர்டர் செய்தல், ஆவணங்களைத் தாக்கல் செய்தல், நகல்களை உருவாக்குதல் மற்றும் தொலைநகல்களை அனுப்புதல் மற்றும் பெறுதல் ஆகியவையும் விதிக்கப்படும். சில சந்தர்ப்பங்களில், முன்னால் அமர்ந்திருக்கும் நபர் ஒளி புத்தக பராமரிப்பு பணிகளையும் செய்யலாம்.
