தகவல் மேலாண்மை அமைப்பின் அம்சங்கள்

ஒரு தகவல் மேலாண்மை அமைப்பு பல்வேறு வடிவங்களில் சேமிக்கப்பட்டுள்ள தரவைச் சேகரித்து நிர்வகிக்கிறது மற்றும் தேவைப்படும் நபர்களுக்கு அதை அணுக வைக்கிறது. பெரும்பாலும், ஒரு சிறு வணிகத்திற்கு அலுவலக ஆவணங்கள் மற்றும் விரிதாள்களை நிர்வகிக்கவும், அவற்றை ஊழியர்களுக்குக் கிடைக்கவும் மட்டுமே தேவைப்படுகிறது. மற்றவர்கள் வாடிக்கையாளர் தரவு குறித்த விரிவான தகவல்களை சேகரித்து நிர்வகிக்க வேண்டியிருக்கலாம். இன்னும் பிற தகவல் மேலாண்மை அமைப்புகள் ஒரு வலைத்தளத்தின் மூலம் பெரிய நிறுவனங்களுக்கு அல்லது பொதுமக்களுக்கு தரவை கிடைக்கச் செய்கின்றன.

ஒரு நிறுவனத்தின் தேவைகளைப் பொருட்படுத்தாமல், ஒரு நல்ல தகவல் மேலாண்மை அமைப்புக்கு முடியும் சேகரித்து சேமிக்கவும் மற்றும் தரவை நிர்வகித்தல் in உங்களுக்குத் தேவையான வடிவங்கள் மற்றும் தேவைக்கேற்ப தகவல்களை வழங்குதல் தேவைப்படும் மக்களுக்கு பொருத்தமான தளங்களில்.

தகவல் மேலாண்மை அமைப்புகளைப் புரிந்துகொள்வது

ஒரு மென்பொருள் தொகுப்பைக் காட்டிலும், ஊழியர்கள் எவ்வாறு தகவல்களைச் சேகரிப்பது, சேமிப்பது மற்றும் அணுகுவது என்பதைத் தீர்மானிக்க உங்கள் நிறுவனம் நிர்ணயித்த விதிகளின் ஒரு அமைப்பாக ஒரு தகவல் மேலாண்மை அமைப்பைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். உங்கள் வணிகம் தற்போது ஒருவருக்கொருவர் தொடர்பு கொள்ளாத பல்வேறு தயாரிப்புகளைப் பயன்படுத்தினால், நீங்கள் ஒரு தகவல் மேலாண்மை அமைப்பை வைப்பதற்கு முன்பு உங்கள் தரவை ஒருங்கிணைக்க மதிப்பு சேர்க்கப்பட்ட மறுவிற்பனையாளரைப் போன்ற ஒரு நிபுணரின் உதவி உங்களுக்குத் தேவைப்படலாம்.

தகவல் சேகரிக்கப்பட்டு சேமிக்கப்பட வேண்டும்

பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட இடங்களில் சேமிக்கப்பட்ட பல்வேறு வடிவங்களில் தகவல்களைக் கொண்டுள்ளன. சில கோப்புகள் ஒரு நிறுவனத்தின் சேவையகத்தில் சேமிக்கப்படலாம், மற்றவை டெஸ்க்டாப்புகள் மற்றும் மடிக்கணினிகளில் உள்நாட்டில் சேமிக்கப்படும், மற்றவை கூகிள் டிரைவ் அல்லது மைக்ரோசாஃப்ட் ஒன்ட்ரைவ் போன்ற சேவைகளுடன் மேகக்கட்டத்தில் சேமிக்கப்படும். கிளையன்ட் ரிலேஷன்ஷிப் மேனேஜ்மென்ட் (சிஆர்எம்) மென்பொருள் அல்லது ஒரு சரக்கு-மேலாண்மை மென்பொருள் போன்ற சிறப்பு கருவிகள் இந்த பிற அமைப்புகளிலிருந்து தகவல்களை சுயாதீனமாக வைத்திருக்கலாம்.

ஒரு தகவல்-மேலாண்மை அமைப்பு தகவலை மையப்படுத்துகிறது, எனவே இது வெவ்வேறு இடங்களில் அல்லது வெவ்வேறு வடிவங்களில் நகலெடுக்கப்படவில்லை, இது பெரும்பாலும் மாறுபட்ட ஆவணங்களின் சற்றே மாறுபட்ட பதிப்புகள் வெவ்வேறு நபர்களுக்கு பல்வேறு நேரங்களில் அணுகப்படுவதற்கு வழிவகுக்கிறது.

உதாரணமாக: உங்களிடம் ஒரு சிஆர்எம் மென்பொருள் இருந்தால், அனைத்து கிளையன்ட் தகவல்களும் அங்கு சேமிக்கப்பட வேண்டும், மற்ற இடங்களில் நகல் செய்யக்கூடாது. ஆவணங்கள் மற்றும் விரிதாள்கள் நிறுவனத்தின் சேவையகத்தில் அல்லது மேகக்கணி தீர்வில் இருக்க வேண்டும், அங்கு அவை அனைவருக்கும் அணுகக்கூடியவை, காப்புப் பிரதி எடுக்கப்பட்டு பாதுகாக்கப்படுகின்றன.

தகவல் நிர்வகிக்கப்பட வேண்டும்

மேலாளர்கள் தங்கள் துறைகளுக்குத் தேவையான அனைத்து நிறுவனத்தின் தகவல்களையும் அணுக வேண்டும். தற்போதைய ஆவணங்களில் ஏற்படும் மாற்றங்களையும் புதிய ஆவணங்களை உருவாக்குவதையும் அவர்கள் அங்கீகரிக்கவோ மறுக்கவோ முடியும். தரவு காப்புப் பிரதி எடுக்கப்பட வேண்டும், இதனால் ஒரு கோப்பு நீக்கப்பட்டால் அல்லது சமரசம் செய்யப்பட்டால், அதை மீட்டெடுக்க முடியும். தரவு அணுகலும் தடைசெய்யப்பட வேண்டும், இதனால் தேவைப்படுபவர்கள் மட்டுமே அதைப் பயன்படுத்த முடியும்.

உதாரணமாக: ஒரு பணியாளர் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட ஒரு நிலையான கடிதத்தில் மாற்றத்தை ஏற்படுத்தினால், மேலாளர் மாற்றத்தை மதிப்பாய்வு செய்து ஒப்புதல் அளிக்க முடியும் அல்லது ஆவணத்தை முந்தைய பதிப்பிற்கு மாற்ற முடியும். கூகிள் டிரைவ், ஒன்ட்ரைவ் மற்றும் மைக்ரோசாஃப்ட் ஷேர்பாயிண்ட் போன்ற அமைப்புகளில் இது ஒரு நிலையான அம்சமாகும், அங்கு ஆவணங்களின் உரிமையாளர்கள் மாற்றங்களை அங்கீகரிக்கவோ அல்லது மறுக்கவோ முடியும், மேலும் எடிட்டிங் திறன்களையும் குறிப்பிட்ட நபர்களுக்கு தகவல்களை அணுகும் திறனையும் கட்டுப்படுத்த முடியும்.

தகவல் அணுகக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும்

சில சிறு வணிகங்களுக்கு, நிறுவனத்தின் கணினிகளில் மட்டுமே தகவல்களை அணுக முடியும். ஆனால் இன்று, அதிகமான வணிகங்களுக்கு தகவல்களை தளத்திலிருந்து அணுகவும், டேப்லெட்டுகள் மற்றும் ஸ்மார்ட்போன்களிலும் அணுக வேண்டும். பாதுகாப்பான வலை சேவையகம் வழியாகவும், பல சந்தர்ப்பங்களில், மொபைல் பயன்பாட்டின் மூலமாகவும் தகவல்களை அணுகுவதன் மூலம் இதை அடைய முடியும்.

உதாரணமாக: மைக்ரோசாஃப்ட் ஷேர்பாயிண்ட் பயன்படுத்தி, ஊழியர்களால் மட்டுமே பயன்படுத்தப்படும் ஒரு நிறுவனத்தின் போர்டல் வலைத்தளத்தை நீங்கள் அமைக்கலாம். தேவைப்படும் போது அனைவரும் பங்களிப்பதை உறுதி செய்வதற்காக மேலாளர்கள் திட்டங்களுக்கான பணிப்பாய்வுகளை அமைக்கலாம். மேலாளர்கள் நிறுவன போர்ட்டலில் வெளியிடப்பட்ட பக்கங்களுக்கான ஒப்புதல் தேவைகளையும் அமைக்கலாம் மற்றும் குறிப்பிட்ட பணியாளர்கள் அல்லது குழுக்களுக்கு அனுமதி வழங்கலாம், அவ்வாறு செய்ய அங்கீகாரம் பெற்றவர்களால் மட்டுமே மாற்றங்கள் செய்யப்படுகின்றன என்பதை உறுதிப்படுத்தலாம். ஒவ்வொருவரும் ஒரு வலை உலாவி மூலமாகவோ அல்லது ஷேர்பாயிண்ட் பயன்பாட்டின் மூலமாகவோ தங்கள் டேப்லெட்டுகள் மற்றும் ஸ்மார்ட்போன்களில் தகவல்களை அணுகலாம்.