உங்கள் ஊழியர்களுக்கு கொடுக்க W-2 ஐ எவ்வாறு உருவாக்குவது
ஜனவரி மற்றும் கணக்கியல் துறைகள் மற்றும் சிறு வணிக உரிமையாளர்களுக்கு ஊழியர்கள் மற்றும் அவர்களின் வணிகத்திற்கான வரி ஆவணங்களைத் தயாரிப்பதால் எப்போதும் பிஸியான மாதமாகும். W-2 என அழைக்கப்படும் ஒரு பணியாளரின் ஊதிய மற்றும் வரி அறிக்கை, வரி விதிக்கக்கூடிய வருவாயைப் புகாரளிக்கப் பயன்படுத்தப்படும் உத்தியோகபூர்வ ஆவணமாகும், அத்துடன் சமூகப் பாதுகாப்பு, மருத்துவ மற்றும் மாநில மற்றும் உள்ளூர் அரசாங்கங்களுக்கான நிறுத்தி வைக்கப்பட்ட வரியின் அளவு. இந்த முக்கியமான ஆவணம் உள்நாட்டு வருவாய் சேவையால் (ஐஆர்எஸ்) வரி நோக்கங்களுக்காக மட்டுமே பயன்படுத்தப்படுகிறது, ஆனால் ஒரு பணியாளரின் வாழ்நாளில், அவரது வருவாய் வரலாறு சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்தால் (எஸ்எஸ்ஏ) ஓய்வு பெற்றவுடன் தகுதி மற்றும் நன்மைகளை தீர்மானிக்க பயன்படுத்தப்படுகிறது.
W-2 ஐப் புரிந்துகொள்வது
எந்தவொரு படிவத்தையும் நிரப்புவதற்கு நேரத்தை செலவிடுவதற்கு முன், நீங்கள் சரியான ஒன்றைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். முதலாளிகள் எந்தவொரு ஊழியருக்கும் W-2 படிவங்களை நிரப்ப வேண்டும்.
நீங்கள் ஒரு உத்தியோகபூர்வ வணிகமாக இல்லாவிட்டாலும், வீட்டு ஊழியராக ஒருவருக்கு பணம் செலுத்தியிருந்தாலும், அவர்களுக்காக நீங்கள் W-2 ஐ தாக்கல் செய்ய வேண்டும். இருப்பினும், நீங்கள் ஒரு ஒப்பந்தக்காரருக்கு (வேலையற்றவர்) வேலைக்கு பணம் கொடுத்தால், நீங்கள் வேறு படிவத்தைப் பயன்படுத்த வேண்டும், 1099-MISC.
உங்களுக்கு தேவையான விஷயங்கள்
W-2 வடிவம் மற்றும் W-3 வடிவம்
ஆண்டு ஊதிய புள்ளிவிவரங்கள்
ஆண்டு விலக்கு புள்ளிவிவரங்கள்
ஊதிய கணக்கியல் மென்பொருள்
அச்சுப்பொறி
உங்கள் தாக்கல் வடிவமைப்பைத் தேர்வுசெய்க
உங்கள் W-2 ஆவணங்களைத் தாக்கல் செய்யும்போது உங்களுக்கு இரண்டு விருப்பங்கள் உள்ளன. SSA இன் வணிக சேவைகள் ஆன்லைன் இணையதளத்தில் நீங்கள் காகித படிவங்களை நிரப்பலாம் அல்லது மின்னணு முறையில் தாக்கல் செய்யலாம்.
காகித படிவங்கள்
காகித படிவங்களைப் பயன்படுத்த நீங்கள் தேர்வுசெய்தால், அவற்றை ஐஆர்எஸ்ஸிலிருந்து ஆர்டர் செய்ய வேண்டும். எளிதான ஆன்லைன் ஆர்டர் அதன் இணையதளத்தில் www இல் கிடைக்கிறது. irs.gov/orderforms. சரியான ஆண்டிற்கான படிவத்தை ஆர்டர் செய்ய மறக்காதீர்கள்; ஜனவரி மாதத்தில் நீங்கள் பூர்த்தி செய்யப்பட்ட ஆண்டிற்கான படிவங்களை நிரப்புவீர்கள், நடப்பு ஆண்டு அல்ல. எப்போதும் கருப்பு மையில் தெளிவாக அச்சிடவும். இந்த முறையைப் பயன்படுத்தி 249 பணியாளர் படிவங்களை நீங்கள் சமர்ப்பிக்கலாம்.
மின்னணு தாக்கல்
SSA ஆல் இயக்கப்படும் இலவச வணிக சேவைகள் ஆன்லைன் (BSO) வலைத்தளத்தைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம் உங்கள் படிவங்களைத் தாக்கல் செய்வதற்கான விரைவான வழி. நீங்கள் ஒரு கணக்கு மற்றும் கடவுச்சொல்லை அமைக்க வேண்டும், அவை தொடர்ந்து மாற்றப்பட வேண்டும்.
இந்த அமைப்பு மூலம் சமர்ப்பிப்பதற்கு 50 ஊழியர்களை நீங்கள் கைமுறையாக உள்ளிடலாம். அதிக எண்ணிக்கையிலான ஊழியர்களுக்காக வடிவமைக்கப்பட்ட ஊதியக் கோப்பையும் நீங்கள் பதிவேற்றலாம். வடிவமைப்பதற்கான வழிமுறைகள் BSO வலைத்தளத்திலிருந்து பதிவிறக்கம் செய்யப்படுகின்றன.
பணியாளர் ஊதிய தகவல்களை சேகரிக்கவும்
ஒவ்வொரு பணியாளருக்கும் ஊதிய சுருக்க அறிக்கைகளை இயக்கவும். ஆண்டு முழுவதும் அவர்களுக்கு எவ்வளவு பணம் வழங்கப்பட்டது என்பதையும், கூட்டாட்சி வருமான வரி, மாநில மற்றும் உள்ளூர் வரிகள், சமூக பாதுகாப்பு மற்றும் மருத்துவ வரிகள் ஆகியவற்றிற்காக நிறுத்தி வைக்கப்பட்ட வரிகளின் அளவையும் அறிக்கைகள் விவரிக்க வேண்டும்.
ஒவ்வொரு படிவத்திலும் தரவை உள்ளிடவும்
ஒவ்வொரு W-2 படிவத்தையும் நிரப்ப ஐஆர்எஸ் வழங்கிய வழிமுறைகளைப் பின்பற்றவும். பின்வரும் தகவலை உள்ளிடுவீர்கள்:
- ஒவ்வொரு பணியாளரின் பெயர், முகவரி மற்றும் சமூக பாதுகாப்பு எண்
- உங்கள் வணிக பெயர், முகவரி, EIN (முதலாளி அடையாள எண்) மற்றும் மாநில அடையாள எண்
- ஊதியங்கள், உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் பிற இழப்பீடுகளுக்கான மொத்தம்
- ஒவ்வொரு வகையிலும் வரிகளுக்கான மொத்தம்
- தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட ஒத்திவைப்புகள் அல்லது நியமிக்கப்பட்ட ரோத் ஐஆர்ஏ பங்களிப்புகள், பொருந்தினால்
- பொருந்தினால், முதலாளியின் வரிவிதிப்பு செலவு சுகாதார அல்லது ஆயுள் காப்பீடு
ஆன்லைன் படிவங்களில் தரவை உள்ளிடும்போது, ஒவ்வொரு நுழைவுக்கும் பிறகு தரவைச் சேமிக்கவும். உங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால் நீங்கள் வலைத்தளத்திலிருந்து வெளியேறி, பின்னர் உங்கள் வேலையை முடிக்க திரும்பலாம்.
உங்கள் பூர்த்தி செய்யப்பட்ட W-2 களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்
உங்கள் அனைத்து பணியாளர் W-2 களையும் உள்ளிட்ட பிறகு, அவற்றை துல்லியமாக சரிபார்க்கவும். அதிகாரப்பூர்வமற்ற நகல்களை அச்சிட்டு அவற்றை உங்கள் ஊழியர்களுக்கு மதிப்பாய்வு செய்ய SSA பரிந்துரைக்கிறது. பெயர் எழுத்துப்பிழைகள், சரியான முகவரிகள் மற்றும் சமூக பாதுகாப்பு எண்களை சரிபார்க்கவும். நீங்கள் படிவங்களைச் சமர்ப்பித்து பின்னர் பிழைகளைக் கண்டறிந்தால், சரி செய்யப்பட்ட படிவத்தை மீண்டும் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
உங்கள் படிவங்களை அச்சிட்டு விநியோகிக்கவும்
எல்லாம் சரியானது என சரிபார்க்கப்பட்டதும், உங்கள் W-2 களை அச்சிட்டு அவற்றை உங்கள் ஊழியர்களுக்கு விநியோகிக்கவும். ஐஆர்எஸ் காலக்கெடுவை சந்திக்க ஜனவரி 31 க்கு பின்னர் அவர்களுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்ப மறக்காதீர்கள்.
படிவங்களை SSA க்கு சமர்ப்பிக்கவும்
கடைசி படியாக அனைத்து படிவங்களையும் எஸ்.எஸ்.ஏ உடன் தாக்கல் செய்ய வேண்டும். ஐ.ஆர்.எஸ் மற்றும் மாநில மற்றும் உள்ளூர் அரசாங்கங்கள் வருவாயைச் சரிபார்க்க W2 ஐப் பயன்படுத்தினாலும், இந்த ஆவணங்களைத் தாக்கல் செய்வதை மேற்பார்வையிடுவது சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகம்தான். காகிதம் மற்றும் மின்னணு முறைகள் இரண்டிலும், நீங்கள் ஒரு W-3 ஐப் பெறுவீர்கள், இது ஊதிய மற்றும் வரி அறிக்கைகளின் படிவத்தை அனுப்பும்; இது W-2 களின் ஒவ்வொரு தொகுப்பிலும் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
W-3 ஐ "மொத்தம்" அட்டையாக நினைத்துப் பாருங்கள். நீங்கள் அடையாளம் காணும் அனைத்து முதலாளி தகவல்களையும், உங்கள் முழு நிறுவனத்திற்கும் அறிவிக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு பிரிவிலும் செலுத்தப்பட்ட அல்லது நிறுத்தி வைக்கப்பட்ட மொத்த தொகைகளையும் பட்டியலிடுவீர்கள். உங்கள் நிறுவனம் சமர்ப்பித்த மொத்த W-2 களின் மொத்த எண்ணிக்கையையும் வழங்குவீர்கள். உங்கள் சமர்ப்பிப்பில் ஏதேனும் பிழைகள் இருப்பதை அடையாளம் காண W-3 ஒரு காசோலையாக செயல்படுகிறது.
உதவிக்குறிப்பு
ஐஆர்எஸ் இணையதளத்தில் காணப்படும் W-2 படிவத்தின் சிவப்பு பதிப்பின் நகலை அச்சிட்டு அதை SSA க்கு அஞ்சல் செய்ய வேண்டாம். படிவத்தை ஸ்கேன் செய்ய முடியாது, ஏற்றுக்கொள்ளப்படாது; நீங்கள் அபராதம் விதிக்கப்படலாம். அதற்கு பதிலாக, ஐ.ஆர்.எஸ்ஸிலிருந்து நேரடியாக காகித படிவங்களை ஆர்டர் செய்து அவற்றை அஞ்சல் செய்யுங்கள் அல்லது அதன் ஆன்லைன் சேவை தளம் மூலம் சமூக பாதுகாப்பு நிர்வாகத்துடன் மின்னணு முறையில் தாக்கல் செய்யுங்கள்.
