மின்னஞ்சல்களில் ஒரு குழுவை எவ்வாறு உரையாற்றுவது

மின்னஞ்சலில் ஒரு குழுவினரை உரையாற்றுவதற்கு முன்கூட்டியே திட்டமிடல் தேவைப்படுகிறது. ஒரு சிறு வணிக உரிமையாளராக, உங்கள் பெறுநர்களின் தனியுரிமை, வணிக மின்னஞ்சலை நிர்வகிக்கும் சட்டங்கள், யார் உரையாற்றப்படுகிறார்கள் என்பதற்குத் தேவையான ஆசாரம் மற்றும் அவர்களுக்கு நீங்கள் எவ்வாறு எழுதுகிறீர்கள் என்பதை நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். எதிர்கால மின்னஞ்சல்களை ஒரே குழுவிற்கு அனுப்ப நீங்கள் திட்டமிட்டால், மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக் போன்ற பெரும்பாலான வாடிக்கையாளர்களில் ஒரு குழு பட்டியலை ஒரு விநியோக பட்டியலாகப் பயன்படுத்தலாம்.

க்கு, சி.சி அல்லது பி.சி.சி.

1

உங்கள் குழு மின்னஞ்சலைப் பெறும் அனைவருடனும் நீங்கள் ஒரு அறையில் இருக்கிறீர்கள் என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள். உங்களுடனும், ஒருவருக்கொருவர், நீங்கள் அனுப்பும் தகவல்களில் அவர்களின் பங்குகளையும் கவனியுங்கள்.

2

உங்கள் சொந்த பெயரை "To" புலத்தில் வைக்கவும், இந்த நபர்கள் ஏற்கனவே ஒருவருக்கொருவர் அறிமுகமாக இல்லாவிட்டால் குழு உறுப்பினர்களின் பெயர்களை "BCC" (பிளைண்ட் கார்பன் நகல்) புலத்தில் வைக்கவும். பி.சி.சி துறையில் உள்ளிடப்பட்ட அனைத்து தகவல்களும் அடக்கப்படுகின்றன, எனவே உங்களுடையதைத் தவிர வேறு பெயர்கள் அல்லது மின்னஞ்சல் முகவரிகளை யாரும் பார்க்க மாட்டார்கள். இது பொருத்தமானது, எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள் அனைவருக்கும் மின்னஞ்சல் அனுப்பினால். தனியுரிமை மற்ற எல்லா மின்னஞ்சல் ஆசாரங்களையும் தூண்டுகிறது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

3

"நேரடியாக" புலத்தில் நீங்கள் நேரடியாக உரையாற்றும் அனைவரின் பெயர்களையும் செருகவும். உதாரணமாக, உங்கள் ஊழியர்கள் அனைவருக்கும் அலுவலக நேர மாற்றம் குறித்து ஒரு செய்தியை அனுப்பினால் இது பொருத்தமானது. "To" புலத்தில் அவர்களின் பெயர்களைப் பார்ப்பது இந்த ஊழியர்களுக்கு அவர்கள் ஒவ்வொருவருக்கும் மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படுவதை தெரிவிக்கிறது.

4

உங்கள் செய்தியில் நேரடியாக உரையாற்றப்படாத யாருடைய பெயர்களையும் வைக்கவும், ஆனால் "சிசி" புலத்தில் யாருக்கு செய்தி தெரிவிக்கப்பட வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு செய்தியை அனுப்புகிறீர்கள் மற்றும் விற்பனை பிரதிநிதியை வளையத்தில் வைக்க விரும்பினால், நீங்கள் விற்பனைத் துறையின் பெயரை சிசி புலத்தில் செருகுவீர்கள்.

5

டூ அல்லது சிசி புலங்களில் நீங்கள் மற்றவர்களைச் சேர்க்கும்போது பி.சி.சி புலத்தை விவேகத்துடன் பயன்படுத்தவும். இது பொருத்தமானதாக இருக்கும், எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு ஒரு செய்தியை அனுப்புகிறீர்கள் மற்றும் ஒரு சப்ளையர் அல்லது வணிக பங்குதாரர் வாடிக்கையாளருக்கு தெரியாமல் தகவல் தெரிவிக்கும்படி கேட்டுக் கொண்டால்.

பெறுநர்களை உரையாற்றுதல்

1

பல பெறுநர்களை உரையாற்றும் போது "வாழ்த்துக்கள்" அல்லது "நல்ல நாள்" போன்ற மின்னஞ்சலின் முதல் வரியில் பொதுவான வணக்கத்தைப் பயன்படுத்தவும். எல்லா பெறுநர்களும் உங்களுடன் ஒரே உறவைக் கொண்டிருந்தால், அவர்களை சமமாக உரையாற்றுங்கள் - எடுத்துக்காட்டாக, "அன்புள்ள மதிப்புள்ள வாடிக்கையாளர்கள்" அல்லது "கவனத்தை ஈர்க்கும் ஊழியர்கள்." இது பல நபர்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட குழு செய்தி என்பது பெறுநர்களுக்கு இது ஒரு முக்கியமான துப்பு.

2

இந்த துறையில் ஒரு நபர் மட்டுமே இருக்கிறார், மற்றவர்கள் கார்பன் பிரதிகள் அனுப்பப்படுகிறார்கள் என்றால் "டு" புலத்தில் உள்ள நபரை பெயரால் உரையாற்றுங்கள். இது அவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்பட்ட நபருக்குத் தெரிவிக்கிறது, அதே நேரத்தில் அவர்கள் கார்பன் நகல்களைப் பெறுகிறார்கள் என்பது அனைவருக்கும் உடனடியாகத் தெரியும்.

3

உரையாற்றப்படும் நபருக்கோ அல்லது நபர்களுக்கோ பொருத்தமான பாணியில் செய்தியை எழுதுங்கள், மற்றவர்களுக்கு முன்னால் நீங்கள் அவர்களுடன் பொதுவில் பேசுவது போல.

4

அலுவலகங்களுக்கிடையேயான தகவல்தொடர்புகளுக்கு நீங்கள் வழக்கமாக மின்னஞ்சலில் கையொப்பமிடுங்கள். பெறுநர்களில் யாராவது உங்கள் பணியிடத்திற்கு வெளியே இருந்தால், உங்கள் முழு பெயர் மற்றும் நிறுவனத்தின் பெயர், அத்துடன் உங்கள் முகவரி மற்றும் தொலைபேசி எண்ணைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் வணிகத்திற்கு வெளியே அனுப்பப்படும் அனைத்து வணிக மின்னஞ்சல்களுக்கும் CAN-SPAM சட்டம் பொருந்தும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

மைக்ரோசாப்ட் அவுட்லுக்கில் ஒரு தொடர்பு குழுவை உருவாக்குதல்

1

மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக்கைத் துவக்கி, முகப்பு தாவலின் "புதிய" பிரிவில் இருந்து "புதிய தொடர்புக் குழு" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2

"பெயர்" புலத்தில் குழுவிற்கு ஒரு பெயரைத் தட்டச்சு செய்க. தொடர்பு குழு தாவலில் உள்ள "உறுப்பினர்கள்" குழுவிலிருந்து "உறுப்பினர்களைச் சேர்" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

3

விரும்பியபடி "அவுட்லுக் தொடர்புகளிலிருந்து", "முகவரி புத்தகத்திலிருந்து" அல்லது "புதிய மின்னஞ்சல்" தொடர்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். புதிய மின்னஞ்சல் தொடர்பைச் சேர்க்க, "புதிய உறுப்பினரைச் சேர்" உரையாடல் பெட்டியில் தகவலைத் தட்டச்சு செய்யலாம். மற்ற முறைகளுக்கு, பட்டியலிலிருந்து பெயர்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4

உங்கள் மின்னஞ்சல் செய்தியின் "To," "CC" அல்லது "BCC" புலத்தில் குழுவின் பெயரைத் தட்டச்சு செய்க.